Chociaż nie ma jednego właściwego wzoru umowy najmu, to jednak taki dokument, aby spełniał swoją rolę, musi mieć określoną strukturę i treść. Powinno się w nim znaleźć kilka elementów
- nagłówek;
- datę i miejsce podpisania;
- dane osobowe wszystkich stron umowy;
- opis wynajmowanego lokalu;
- opis stanu technicznego lokalu;
- okres wynajmu;
- wysokość wszystkich opłat;
- terminy i formę płacenia poszczególnych świadczeń;
- wysokość odsetek od zaległych opłat;
- okres wypowiedzenia;
- zapisy dotyczące podnajmu;
- informacje o kaucji;
- protokół zdawczo-odbiorczy;
- inne ustalenia pomiędzy stronami.
Jakie dane osobowe musi zawierać umowa najmu?
Dokument powinien rozpoczynać się nagłówkiem nie pozostawiającym żadnych wątpliwości, czego dotyczy, czyli: „Umowa najmu lokalu mieszkalnego”.
Wyraźnie musi być też podkreślone, gdzie i kiedy został on zawarty (miejscowość i data podpisania). W dalszej kolejności powinniśmy doprecyzować, kto podpisuje umowę i jaką jest stroną. Wymienić trzeba więc: imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, numery i serie dokumentów tożsamości, PESEL-e.
W umowie najmu powinno się ująć wszystkie osoby, które mają zamieszkiwać nieruchomość. Jeśli więc w lokalu mają zamieszkać trzy osoby, to najlepiej będzie, kiedy każda z nich zostanie formalnym najemcą.
Zasada ta dotyczy wyłącznie osób pełnoletnich. Dzieci można natomiast wpisać w umowie jako mieszkańców.
Zapamiętajmy, że właściciel nieruchomości to wynajmujący, a lokator to najemca – taką nomenklaturę stosuje się w umowach najmu.
Jak opisać mieszkanie w umowie najmu?
Po wskazaniu stron oraz rodzaju umowy, konieczne jest opisanie jej przedmiotu, czyli domu, mieszkania lub fragmentu nieruchomości (np. jeden określony pokój plus część wspólna). W dokumencie musi się znaleźć:
- oświadczenie właściciela o stanie prawnym nieruchomości („wynajmujący oświadczył, że jest właścicielem lokalu…”);
- dokładny adres nieruchomości (miejscowość, ulica, numer domu i mieszkania);
- liczba pokoi i innych pomieszczeń (w tym przynależnych, jak garaż czy piwnica);
- powierzchnia użytkowa lokalu w metrach kwadratowych;
- numer księgi wieczystej i dane sądu, który ją prowadzi.
Przypomnijmy, że do powierzchni użytkowej nie wlicza się: balkonu, tarasu, loggi, schowka w ścianie, piwnicy, strychu.
Wszystkie podane w umowie najmu informacje dotyczące lokalu muszą być zgodne z zapisami z księgi wieczystej oraz faktycznym stanem prawnym.
Jak opisać stan techniczny lokalu w umowie najmu?
Opis lokalu powinien być jak najbardziej precyzyjny i oczywiście zgodny ze stanem faktycznym. Należy wspomnieć w nim o wyposażeniu nieruchomości (meble w zabudowie i bez, sprzęt RTV/AGD, itd.) i poszczególnych instalacjach. Ważne jest też drobiazgowe opisanie wszystkich usterek. Jeśli właściciel nie wspomni o jakimś mankamencie, to na mocy prawa w jego gestii leży usunięcie potencjalnych awarii (o ile nie doszło do nich z winy lokatora).
Przypomnijmy, że lokator nie ponosi odpowiedzialności za zużycie przedmiotów, jeśli jest ono następstwem normalnego użytkowania.
Na jak długo powinna być podpisana umowa najmu?
To zależy już od indywidualnych preferencji. Można podać daty początkową i krańcową albo tylko datę rozpoczęcia wynajmu, a umowę podpisać na czas nieoznaczony ze wskazanym okresem wypowiedzenia (najczęściej 1-2 miesiące).
Zaznaczmy, że jeśli nie umieścimy w umowie dat obowiązywania najmu, to uznaje się, że została ona zawarta na czas nieoznaczony.
Jeśli natomiast upłynie czas zapisany w umowie wynajmu, a lokator nadal będzie zamieszkiwał lokal oraz uiszczał wszystkie wymagane opłaty – przy założeniu, że właściciel nie będzie zgłaszał sprzeciwu – uznaje się, że umowa nadal obowiązuje, ma formę ustną i zawarta jest na czas nieoznaczony.
Jak ująć w umowie najmu kwestie czynszu i rachunków?
Umowa najmu lokalu mieszkanlnego ma, przede wszystkim, zabezpieczać finanse obu stron i zapobiec potencjalnemu konfliktowi, którego przedmiotem będą pieniądze. Wszystkie kwestie związane z opłatami trzeba więc bardzo precyzyjnie opisać w umowie.
Dokument musi więc zawierać wysokość czynszu najmu oraz konkretny termin (np. do 15 dnia bieżącego miesiąca), w jakim poszczególne opłaty muszą być realizowane. W umowie trzeba też zawrzeć wszystkie inne opłaty związane z użytkowaniem lokalu, czyli media oraz czynsz administracyjny (płacony zarządcy budynku).
Warto w umowie wpisać formę rozliczania poszczególnych opłat, czyli głównie to, czy czynsz administracyjny i media będą opłacane przez lokatora, czy za pośrednictwem właściciela (lokator przekazuje pieniądze właścicielowi, który opłaca rachunki). Istotne jest również zaznaczenie, czy lokator będzie rozliczał się z właścicielem za pośrednictwem przelewu, czy gotówką.
Jak w umowie najmu opisać odsetki za zaległy czynsz?
Warto także precyzyjnie ustalić wysokość odsetek, które przysługują właścicielowi przy opóźnieniach w zapłacie czynszu najmu oraz innych opłat, a także koszty związane z wystawieniem wezwania do zapłaty. W drugim przypadku można w umowie wpisać kwotę 50 zł, która nie jest uregulowana przez odgórne przepisy, ale jest powszechnie akceptowana przez sądy.
Odsetki nie mogą być wygórowane, ponieważ wówczas istnieje ryzyko, że jeśli sprawa trafi do sądu, to ten odrzuci roszczenia właściciela.
Ile powinien wynosić okres wypowiedzenia najmu?
Właściciel mieszkania ma prawo wypowiedzieć umowę najmu w kilku przypadkach, szczególnie wtedy, gdy:
- lokal jest użytkowany niezgodnie z umową i przeznaczeniem;
- niszczone jest mienie właściciela;
- występują zaległości w płatnościach dłuższe niż 3 miesiące;
- lokal jest podnajmowany bez zgody właściciela;
- właściciel chce zamieszkać w lokalu;
- lokal zostanie przeznaczony do rozbiórki.
Najczęściej w umowie najmu ustala się okres 1-2 miesięcy wypowiedzenia dla obu stron.
Jak zabezpieczyć się na wypadek podnajmu?
Ważne jest, żeby umowa najmu zawierała wyraźny zapis, że lokal (w całości i częściowo) jest wynajmowany przez lokatora wyłącznie do celów mieszkaniowych i bez zgody właściciela nie można go podnajmować ani oddawać innym podmiotom do użytkowania.
W takiej sytuacji do podnajmu lub użyczenia może dojść, ale właściciel będzie miał nad tym kontrolę, wyrażając zgodę lub nie, w zależności od okoliczności.
Jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?
Podpisanie umowy najmu lokalu mieszkalnego najlepiej połączyć z wydaniem mieszkania lokatorom. Dokument warto również uzupełnić protokołem zdawczo-odbiorczym, który powinien zawierać:
- aktualny stan liczników;
- szczegółową listę wyposażenia mieszkania wraz z opisem ich stanu;
- opcjonalnie fotografie istotniejszych sprzętów.
Spisanie takiego protokołu może w przyszłości okazać się podstawą do rozwiązywania sporów na linii właściciel-lokatorzy lub też im zapobiegać.
Jak wpisać kaucję w umowę najmu?
Standardem jest pobieranie kaucji od lokatorów, co również powinno mieć swoje odzwierciedlenie w umowie. Pobiera się ją jednorazowo (nie w ratach), jeszcze przed podpisaniem dokumentu.
Wysokość kaucji jest ustalana indywidualnie, jednak nie może być wyższa, niż dwunastokrotność miesięcznego czynszu najmu za wynajmowany lokal. Na jej zwrot właściciel ma miesiąc od wygaśnięcia umowy.
Dokument może również zawierać informacje o kolejności roszczeń, które ewentualnie będą pokrywane z kaucji (pokrycie zaległego czynszu, zniszczenia w mieszkaniu, itd.).
Co jeszcze powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego?
Wśród istotnych zapisów w umowie najmu, o których warto jeszcze wspomnieć, znajdują się:
- określenie formy wprowadzania zmian w umowie (najczęściej: zmiany pisemne pod rygorem nieważności);
- informacja, że umowę sporządzono w dwóch identycznych egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron;
- regulacje dotyczące trzymania w lokalu zwierząt, palenia wyrobów tytoniowych, nocowania gości, wprowadzania zmian w umeblowaniu, przeprowadzania remontów, itp.;
- informacje dotyczące wprowadzania zmian w czynszu.
Pamiętajmy, że umowa najmu musi być zwieńczona ręcznymi podpisani obu stron. Warto też złożyć podpisy na ewentualnych aneksach do umowy oraz na protokole zdawczo-odbiorczym, a także postawić parafki na wszystkich stronach składających się na dokument.
Czy umowę najmu trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym?
Zgłoszenie w urzędzie skarbowym wynajmu mieszkania nie wymaga przedłożenia umowy najmu – wystarczy tylko wypełnić prosty formularz, w którym wpisuje się podstawowe informacje i kwotę, od jakiej naliczany jest podatek. Spisanie takiego dokumentu leży jednak w interesie właściciela nieruchomości i może go uchronić przed wieloma poważnymi problemami, również finansowymi.
Jak ubezpieczyć najmowany lokal mieszkalny?
Optymalnym rozwiązaniem jest wykupienie dwóch polis dla tej samej nieruchomości, jednej dla właściciela, drugiej dla lokatora. Każde z tych ubezpieczeń powinno być nieco inaczej skonstruowane.
Właściciel powinien ubezpieczyć mury i elementy stałe od zdarzeń losowych, a także wykupić OC w życiu prywatnym. Lokatorom powinno zależeć głównie na ochronie ruchomości domowych i na pakiecie OC dostoswanym do ich potrzeb – towarzystwa nierzadko przygotowują specjalne oferty na taką okazję. U niektórych ubezpieczycieli można również włączyć do polisy nakłady inwestycyjne, czyli koszty remontu czy zakupu stałych elementów (np. szafa wnękowa) do wynajmowanego mieszkania.
Zarówno właściciel, jak i lokatorzy, powinni poszukać polisy mieszkaniowej dopasowanej do ich potrzeb oraz możliwości finansowych. Po wybraniu odpowiedniej liczby i rodzaju ryzyk, a także dodatków typu OC w życiu prywatnym, warto poszukać takiego produktu w jak najniższej cenie. Można to łatwo i sprawnie zrobić za pomocą kalkulatora polis mieszkaniowych. Dzięki temu narzędziu dosłownie w 3 minuty możemy porównać oferty 18 towarzystw i w 1 miejscu i znaleźć najkorzystniejszą opcję dla swojego domu lub mieszkania, którego jesteśmy właścicielami lub w którym mieszkamy.
